ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ

Ευρετήριο Σελίδας

Επιλογή
Νομικές Πτυχές
Διαφύλαξη αντικειμένων
Ψηφιοποίηση
Μεταδεδομένα
Ψηφιακή διαφύλαξη

Επιλογή

Η επιλογή εγγράφων θα λάβει υπόψιν φυσικά την ανάπτυξη της συλλογής, την προστιθέμενη αξία, την προστασία, την τεχνική σκοπιμότητα και την ικανότητα υποστήριξης του κόστους της ψηφιοποίησης μακροχρόνια. Στην πραγματικότητα η καλύτερη επιλογή θα είναι βασισμένη πάνω σ΄έναν συνδυασμό κριτηρίων.

Η επιλογή κριτηρίων γενικά θα λαμβάνει υπόψιν:

• Την ιστορική και πολιτιστική αξία
• Τη μοναδικότητα και την σπανιότητα
• Τις υψηλές απαιτήσεις
• Τα έγγραφα ελεύθερα νομικών περιορισμών ή με την άδεια της ψηφιοποίησης ήδη σίγουρη
• Την περιορισμένη πρόσβαση λόγω της κατάστασης της διατήρησης, την αξία και την τοποθεσία
• Την αξία που προστίθεται παρέχοντας πρόσβαση on line, τη δημιουργία εικονικών συλλογών
• Τον αυξημένο βαθμό ενδιαφέροντος που παράγεται σε μικρού βαθμού γνωστό ή άγνωστο υλικό

Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις μπορεί να αξίζει η διεξαγωγή μιας έρευνας του υλικού έτσι ώστε να καθοριστεί η ποσότητα, ο τύπος και η μορφή των εγγράφων, και η κατάσταση διατήρησής τους. Αυτή η πληροφορία μπορεί ν αποβεί χρήσιμη κατά τη διάρκεια μεταγενέστερης διαφύλαξης, καταλογοποίησης και εργασιών ψηφιοποίησης.

Νομικές πτυχές

Όταν ψηφιοποιούνται έγγραφα, πρέπει να δίνεται σοβαρή προσοχή σε θέματα που αφορούν πνευματική ιδιοκτησία, σε σεβασμό και του αυθεντικού υλικού και των ψηφιακών πηγών.

Θέματα για εξέταση είναι:τα χαρακτηριστικά της εργασίας που είναι να γίνει, η ιδιοκτησία δικαιωμάτων (ποιός κατέχει τα δικαιώματα – αν η εργασία είναι προστατευμένη – τί τύπος προστασίας), οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν πάνω στη εργασία (ποιές είναι – τί δικαιώματα εμπλέκονται – έχει επιτευχθεί η εξουσιοδότηση;), οι λιγότερο κρίσιμες περιοχές και οι πιθανές λύσεις.

Οι εργασίες που πρέπει να εξαιρεθούν είναι αυτές που έχουν αντικείμενο την πνευματική ιδιοκτησία και αυτές που ψηφιοποιήθηκαν σε άλλες συλλογές και είναι προσβάσιμες στο διαδίκτυο για το κοινό,έτσι ώστε ν΄αποφευχθεί ο διπλασιασμός και να ελαχιστοποιηθούν τα κόστη.

Διαφύλαξη αντικειμένων

Η ψηφιοποίηση δεν είναι υποκατάστατο δέσμευσης για φροντίδα και διαφύλαξη των γνήσιων εγγράφων.
Είναι σημαντικό να υπάρχει πρόσβαση στην κατάσταση της διαφύλαξης των γνήσιων εγγράφων πρίν προχωρήσει η διαδικασία στην ψηφιοποίηση, και να διασφαλιστεί οτι οποιαδήποτε μεταχείριση των γνήσιων δειγμάτων γίνεται μόνο αφού έχουν επιθεωρηθεί από ειδικούς.

Ψηφιοποίηση

Για να εγγυηθεί η ασφάλεια των πρωτοτύπων και να διασφαλιστεί η καλή ποιότητα ψηφιοποίησης, πρέπει να ληφθεί συγκεκριμένη φροντίδα σχετικά με τις μεθόδους απόκτησης και τον εξοπλισμό (σύστημα καταγραφής, φωτισμός, λογισμικό).

Η φύση και οι διαστάσεις των πρωτοτύπων θα καθορίσουν την επιλογή του συστήματος καταγραφής και του συστήματος φωτισμού.

Οι απαιτήσεις των συσκευών και του λογισμικού του συστήματος καταγραφής καθορίζονται από τις προσδοκίες ποιότητας της εικόνας, όπως είναι τα χρονοδιαγράμματα για απόκτηση και μεταποίηση των εικόνων, και το μέγεθος του χώρου αποθήκευσης που θ απασχολείται σε θέσεις μνήμης που διατίθενται.

Ως ένας γενικός κανόνας, το κλειδί για την ποιότητα δεν βρίσκεται στην σάρωση με τη μέγιστη δυνατή ανάλυση, αλλά στην εκτέλεση της σάρωσης σ΄ένα βαθμό ανάλογο με την πληροφόρηση που περιέχεται στο γνήσιο.

Γενικά, ο σκοπός της ψηφιοποίησης είναι να παράγει αυθεντικούς φακέλους κατάλληλους για μακροχρόνια διαφύλαξη. Οι φάκελοι που θα είναι για ανάγνωση στο διαδίκτυο προέρχονται από τους γνήσιους φακέλους.

Εν οίκω ή ανατεθειμένη σε εξωτερικούς συνεργάτες ψηφιοποίηση

Η απόφαση σχετικά με το αν τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιούνται από τον φορέα (εν οίκω), ή ν΄ανατεθούν σ΄έναν εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών (εξωτερική ανάθεση) θα εξαρτηθεί από τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των δυο μεθόδων.

	Εν οίκω	Εξωτερική ανάθεση
Πλεονεκτήματα	Διατήρηση του απευθείας ελέγχου ολόκληρης της διαδικασίας Εκμάθηση μέσω της δράσης Βελτίωση των δεδομένων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, παρά να τίθενται στόχοι προκαταβολικά Διασφάλιση της ασφάλειας,κατάλληλος χειρισμός και προσβασιμότητα στα υλικά	Ο Φορέας πληρώνει για το τελικό υλικό,γενικά στη βάση μιας συμφωνημένης τιμής ανά εικόνα Τα κόστη διατηρούνται χαμηλά,και οι κίνδυνοι περιορίζονται Ο Πάροχος Υπηρεσιών μπορεί να διαχειριστεί τεράστιες ποσότητες υλικού Ο πάροχος επωμίζεται τα κόστη της εξειδίκευσης,της εκπαίδευσης και της τεχνολογικής αχρήστευσης Ευρύ φάσμα επιλογών και διαθέσιμων υπηρεσιών
Μειονεκτήματα	Αντί να πληρώνει για το προϊόν, ο φορέας επωμίζεται τα κόστη,συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης,της τεχνολογικής αχρήστευσης και του χαμένου χρόνου Έξοδο για την αγορά και διατήρηση του εξοπλισμού Ανάγκη για ανθρώπινες πηγές με δεξιότητες Το κόστος ανά εικόνα δεν καθορίζεται	Ελαττώνοντας τα βήματα της διαδικασίας,ο Φορέας δεν αναπτύσσει γνώση μέσω της ψηφιοποίησης Προβλήματα με την ασφάλεια,τη μεταφορά και το χειρισμό και το χειρισμό των αυθεντικών ειδών.
Συστάσεις	Το εν οίκω είναι καλύτερο αν: Η συλλογή δεν μπορεί να μετακινηθεί έξω από τον φορέα Η διαδικασία ψηφιοποίησης είναι πολύ απλή Μπορεί να δοθεί εμπιστοσύνη σε εξειδικευμένες ανθρώπινες πηγές και εξοπλισμό που υπάρχουν ήδη.	Η εξωτερική ανάθεση είναι καλύτερη αν: αυθεντικά είδη δεν μπορούν να ψηφιοποιηθούν εν οίκω για οποιοδήποτε λόγο Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει μεταποίηση τεράστιων ποσοτήτων υλικού σε μικρό χρονικό διάστημα υπάρχουν περιορισμοί σε όρους χώρου, υποδομών και ανθρωπίνων πηγών

Αν έχει ληφθεί η απόφαση ν΄ανατεθεί η υπηρεσία σε μια εταιρεία, ο Φορέας πρέπει:

• Να καθορίσει τις παραμέτρους της ψηφιοποίησης
• Να σχεδιάσει μια λεπτομερή πρόσκληση προσφορών
• Να εκτιμήσει τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που προσφέρονται
• Να καθορισει τις συμβατικές υποχρεώσεις του Φορέα και της Εταιρείας
• Να διενεργήσει έναν τελικό έλεγχο ποιότητας του προϊόντος

Το κόστος της ψηφιοποίησης εξαρτάται από έναν αριθμό μεταβλητών,κυρίως το μέγεθος,τον τύπο και τη φύση των εγγράφων για ψηφιοποίηση και την προβλεπόμενη χρήση του ψηφιακού αντικειμένου, και ως εκ τούτου μια εκτίμηση του κόστους μπορεί να ζητηθεί από τον πάροχο υπηρεσιών ψηφιοποίησης, ή εναλλάκτικά, βασισμένη σε προγούμενα σχέδια ψηφιοποίησης . Μπορεί να βοηθήσει το να συμβουλευθεί την υπάρχουσα βιβλιογραφία πάνω στο θέμα.

Επιλογή εξοπλισμού

Γενικές ενδείξεις στο σύστημα σύλληψης :

• Επίπεδοι σαρωτές χρησιμοποιούνται για έγγραφα με μονά φύλλα, ή δεμένα έγγραφα που μπορούν ν ανοιχτούν επίπεδα χωρίς δυσκολία, διαστάσεων εώς χαρτί μεγέθους Α3. (420 x 297 mm).
  Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν: έντυπα (π.χ. φυλλάδια, αφίσσες, μπροσούρες), χειρόγραφα(π.χ. γράμματα), χάρτες σε καλή κατάσταση, παρτιτούρες, εκτυπώσεις (π.χ. χαρακτικά σε μάρμαρο,χαρακτικά,λιθογραφίες), ζωγραφιές με στυλό και μελάνι χωρίς προσθήκη νερομπογιάς ή τέμπερας (π.χ. καρτούνς), φωτογραφικό υλικό (π.χ. ασπρόμαυρες και χρωματιστές εκτυπώσεις ζελατίνης, εκτυπώσεις αλβουμίνης).
• Σαρωτές για ταινίες και διαφάνειες χρησιμοποιούνται για ταινίες, αρνητικά και διαφάνειες.
• Ειδικοί σαρωτές ή ψηφιακές κάμερες χρησιμοποιούνται για συνδεδεμένα έγγραφα, έγγραφα ειδικής φύσεως, και έγγραφα μεγέθους μεγαλύτερου του A3.
  Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν: δεμένους τόμους(π.χ. βιβλία, άλμπουμς, παρτιτούρες, άτλαντες), ευαίσθητα έγγραφα, ελαιογραφίες,περισσότερα έργα τέχνης σε χαρτί (π.χ. νεροχρώματα, ζωγραφιές), γραφικό υλικό και έργα τέχνης δημιουργημένα με λεπιοειδείς και εύθραυστες ουσίες (π.χ. κραγιον, κάρβουνα, μαλακό μολύβι, νεροχρώματα που εφαρμόζονται λεπτά, με τέμπερα ή βερνίκια,τεράστιους ή ευαίσθητους χάρτες, χειρόγραφα (π.χ.δεμένα ημερολόγια,διπλωμένα έγγραφα), περγαμηνές,φωτογραφικό υλικό(π.χ. τεραστίου μεγέθους εκτυπώσεις,ιστορικές φωτογραφικές διαδικασίες (όπως παλαιού τύπου φωτογραφίες σε γυαλί ή σε χαλκό),τρισδιάστατο υλικό (π.χ.υφάσματα, γλυπτά ,αντικείμενα).

Στην περίπτωση αρχαιοτήτων και πρωτοτύπων καλών τεχνών,το σύστημα φωτισμού πρέπει να είναι εφοδιασμένο με λάμπες που εκπέμπουν κρύο φως και πολύ χαμηλά επίπεδα IR και UV ακτινοβολίας.

Ψηφιακή απόκτηση

Λαμβάνοντας υπόψιν τις διαθέσιμες πηγές,η απόφαση για την ποιότητα της εικόνας θα έπρεπε να βασίζεται στις ανάγκες των χρηστών, στη μέθοδο παράδοσης και χρήσης των εικόνων,και στη φύση των υλικών που ψηφιοποιούνται (μέγεθος, μορφή τύπος υλικού, χρώμα, κτλ.).
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τη δημιουργία ενός πρωτοτύπου υψηλής ποιότητας:η συντήρηση,η πρόσβαση και το κόστος, και η ανάγκη διασφάλισης οτι η διαδικασία ψηφιοποίησης δεν θα χρειαστεί να επαναληφθεί στο μέλλον.Το πρωτότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δημιουργηθούν φάκελοι μικρότερου μεγέθους ή εναλλακτικές μορφές για τις προβλεπόμενες διαφορετικές χρήσεις.Πρέπει πάντα να χρησιμοποιούνται συγκεκριμένες μορφές .

Ενδείξεις σχετικά με τον πρωτότυπο φάκελο:

• αυτός είναι ο φάκελος στον οποίο το απλό ψηφιακό αντικείμενο δημιουργείται και διαφυλάσσεται,και από το οποίο μπορούν να παραχθούν παγάγωγα (JPEG, PDF κτλ.),επιτρέπει εκτύπωση υψηλής ποιότητας
• ο πρωτότυπος φάκελος αντιπροσωπεύει το ενημερωτικό περιεχόμενο του αυθεντικού,όσο το δυνατόν πιο κοντά.
• Το πρωτότυπο πρέπει ν αποδίδεται στην ολότητά του.Ένα περίγραμμα πρέπει ν αφήνεται σχετικά με το έγγραφο, έτσι ώστε το περίγραμμα της εικόνας να μπορεί ν αναγνωρίζεται.
• Αν το πρωτότυπο συναρμολογείται πάνω σ ένα υπόβαθρο το οποίο φέρει πληροφορίες, τότε η ψηφιοποίηση θα έπρεπε επίσης να περιλαμβάνει το υπόβαθρο
• ο κυρίως φάκελος έχει αρχειοθετηθεί όπως έχει αναπαραχθεί από το εργαλείο απόκτησης
• ο φάκελος θα έπρεπε να είναι σε μια στάνταρ μορφή, όπως το TIFF
• ο τίτλος του φακέλου θα έπρεπε να ενσωματώσει ένα προφίλ χρωμάτων
• αν το πρωτότυπο έχει ψηφιοποιηθεί και συνοδεύεται από μια έγχρωμη κλίμακα, κλίμακα του γκρί και μετρητή, αυτά θα έπρεπε να τοποθετηθούν έξω από τα όρια της αναπαραγόμενης εικόνας και μέσα στη συνολική περίμετρο του περιβλήματος

Ενδείξεις σχετικά με τους παράγωγους φακέλους:

• αυτά χρησιμοποιούνται στη θέση του πρωτοτύπου για του σκοπούς της LAN ή WAN πρόσβασης, και επομένως,οι διαστάσεις θα εξαρτηθούν από τις προβλεπόμενς χρήσεις
• παράγωγοι φάκελοι θα έπρεπε να είναι στις κατάλληλες αναλογίες για γρήγορη λήψη,χωρίς να απιτείται υψηλής ταχύτητας σύνδεση,αποδεκτής ποιότητας για σκοπό γενικής έρευνας,και παρουσιασμένο σε συμπιεσμένη μορφή για ταχύτητα πρόσβασης
• Οι συνήθεις μορφές είναι JPEG η PDF

Ονομασία του Φακέλου

Πριν μας απασχολήσουν οποιεσδήποτε διαδικασίες απόκτησης , πρέπει να καθοριστούν τα κριτήρια της ονομασίας του φακέλου. Σε γενικές γραμμές, το όνομα κάθε φακέλου θα περιέχει μια σειρά από χαρακτήρες που πρέπει να περιέχουν την απαιτούμενη πληροφορία για να προσδιορίσει το αντικείμενο της συλλογής στην οποία ανήκει η εικόνα,μοναδικά και απερίφραστα.Τα ονόματα των φακέλων θα συμπληρωθούν με την κατάλληλη προέκταση, όπως ".tif", “.jpg”, etc.

Αποθήκευση της πληροφορίας

Η συλλογή των εικόνων, που περιέχονται σε αρχεία και φακέλους,θ αποθηκευτούν σε οπτικά ή μαγνητικά μέσα όπως CD, DVD, και εξωτερικούς σκληρούς δίσκους.
Είναι σημαντικό το να σώζεται η πληροφορία τουλάχιστον σε δύο τέτοια αποθηκευτικά μέσα διατηρημένα σε δυο διαφορετικές τοποθεσίες, και οτι θα έπρεπε η πληροφορία να ελέγχεται και να ανανεώνεται περιοδικά. Η ζωή των μέσων αποθήκευσης είναι εν πάσει περιπτώσει επηρεασμένη από μια ποικιλία παραγόντων (ISO 18923:2000 and 18925:2002 standards indicate the parameters for proper preservation of storage media).

Έλεγχος ποιότητας

Ο έλεγχος ποιότητας θα έπρεπε να είναι τεκμηριωμένος και να διεξάγεται καθ΄όλη την διαδικασία ψηφιοποίησης για όλο το υλικό, και συγκεκριμένα σε πρωτότυπους φακέλους.

Ο σχεδιασμός του ελέγχου ποιότητας πρέπει να περιλαμβάνει:

• κατάλληλη προετοιμασία του περιβάλλοντος (διαμόρφωση υλικού, λογισμικό προβολής, συνθήκες προβολής, κτλ.)
• εκ των προτέρων ορισμό των αποδεκτών και μη αποδεκτών χαρακτηριστικών
• διαδικασία επαλήθευσης (ολόκληρης συλλογής ή παραδείγματος, όλοι οι φάκελοι ή μόνο οι πρωτότυποι, η οπτική ποιότητα στην οθόνη, στην εκτύπωση, κτλ.)

Μεταδεδομένα

Τα μεταδεδομένα είναι δομημένη πληροφορία που σχετίζεται με οποιοδήποτε τύπο πηγής, που χρησιμοποιείται για να αναγνωρίζει, να περιγράφει, να ελέγχει ή να επιτρέπει την πρόσβαση στην πηγή κατ΄απαίτηση.

Δεν υπάρχουν στάνταρτ μεταδεδομέναπου να καλύπτουν όλες τις ανάγκες όλων των τύπων συλλογών και αποθετηρίων.
Σε γενικές γραμμές θεωρείται, ότι τα μοντέλα μεταδεδομένων έχουν την ακόλουθη πληροφορία:

• Περιγραφικά μεταδεδομένα: δεδομένα που περιγράφουν το περιεχόμενο μιας πηγής και επιτρέπουν την ανάκτηση
• Διοικητικά Μεταδεδομένα: δεδομένα που περιέχουν πληροφορία σχετικά με τη διαχείριση και τη διοίκηση μιας πηγής (π.χ. διαχείριση των δικαιωμάτων,μεταδεδομένα διατήρησης, τεχνικά μεταδεδομένα)
• Διαρθρωτικά μεταδεδομένα: δεδομένα που περιγράφουν τις σχέσεις μεταξύ των ψηφιακών αντικειμένων (πχ. η σειρά των σελίδων σε ένα ψηφιοποιημένο βιβλίο)

Από το εγχειρίδιο "Good practices" (που έχει εκδοθεί από το την Ομάδα εργασίας MINERVA 6)

“Κατάλληλα Στάνταρτ Μεταδεδομένων

Ορισμός Θέματος

Υπάρχουν ήδη συγκεκριμένα σημαντικά στάνταρτ για τα μεταδεδομένα.Στον τομέα της βιβλιογραφίας (και αυξανόμενα σε πολιτιστικούς τομείς οχι σχετικούς με βιβλιοθήκες), το Dublin core πρωτότυπο έχει μεγάλη σημασία.

Ρεαλιστικές προτάσεις

• Ανασκοπείστε τα υπάρχοντα μοντέλα μεταδεδομένων και στάνταρτς πριν δημιουργήσετε τα δικά σας
• Η δημιουργία ενός εντελώς νέου μοντέλου μεταδεδομένων για πολιτιστικές συλλογές θα έπρεπε ν΄αποφεύγεται.
• Η εργασία που έχει γίνει από παρόμοια προγράμματα στο παρελθόν πάνω στα μεταδεδομένα μπορεί να είναι σχετική με το πρόγραμμά σας – τα μοντέλα μεταδεδομένων μεταφέρονται καλά ανάμεσα στα διάφορα προγράμματα του πολιτιστικού τομέα.
• Εκτός αν υπάρχει ένας καλός λόγος σχετικά με το πρόγραμμά σας για να μην γίνει έτσι,ο Dublin Core θα έπρεπε να περιλαμβάνεται στο μοντέλο των μεταδεδομένων.Ενώ τα μουσεία μπορεί να βρουν οτι το μοντέλο CIMI ταιριάζει καλύτερα στις απαιτήσεις ,τους ένα κοινό σύνολο βασικών χαρακτηριστικών θα έπρεπε να είναι στόχος, το οποίο θα καθιστά δυνατόν την έρευνα μεταξύ συλλογών
• Αν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ένα κατάλληλο μοντέλο μεταδεδομένων, μια αντιστοίχηση από αυτό το μοντέλο στον Dublin Core θα έπρεπε επίσης ν΄αναπτυχθεί.
• Ενώ ένα σχήμα ονομασίας ή μια εθνική ονομασία σύμβασης μπορεί να είναι χρήσιμη , ένα πλήρες μοντέλο μεταδεδομένων είναι καλύτερο, τόσο από την άποψη της πληροφορίας ενός αντικειμένου που μπορεί ν'αποθηκευτεί , τόσο και από την άποψη της διευκόλυνσης μιας δυναμικής αναζήτησης και διαλειτουργικότητας με άλλα προγράμματα και άλλες χώρες.”

Ψηφιακή διατήρηση

Σε οποιοδήποτε πρόγραμμα ψηφιοποίησης, είναι απαραίτητο να παραμείνουν οι ψηφιακές πηγές που έχουν δημιουργηθεί με την πάροδο του χρόνου , με τέτοιο τρόπο ώστε ν΄αποφευχθούν οι επαναλαμβανόμενες επαχθείς διαδικασίες ψηφιοποίησης. Επομένως,ο φορέας πρέπει να υιοθετήσει διαδικασίες για να διασφαλίσει οτι τα ψηφιακά αντικείμενα θα παραμείνουν χρήσιμα και προσβάσιμα ,ανεξάρτητα των τεχνολογικών αλλαγών στο μέλλον.

Η χρησιμότητα και η προσβασιμότητα των ψηφιακών αντικειμένων στην πάροδο του χρόνου εγγυάται από τη μορφή του φακέλου (τα στάνταρτ του αρχείου,το μέγεθος του αρχείου,ο διαδικτυακός ρυθμός μετάδοσης,οι μέθοδοι για το πως θα είναι ορατές οι εικόνες ),και από την αρχειοθέτηση των μέσων ενημέρωσης και την ψηφιακή αποθήκευση. (τα ψηφιακά αντικείμενα με τα σχετικά τους μεταδεδομένα θ αρχειοθετηθούν και θα διαχειριστούν σ΄ένα ψηφιακό αποθετήριο). είναι θεμελιωδους σημασίας να χρησιμοποιηθούν ανοιχτά δεδομένα, διευκολύνοντας έτσι τη διαλειτουργικότητα με άλλα συστήματα,και επιτρέποντας την πρόσβαση στα μεταδεδομένα μέσω άλλων παρόχων υπηρεσιών (π.χ. Europeana).