DIGITALIZZAZIONECICLO DI VITA

Indice della pagina

Selezione
Aspetti legali
Conservazione degli esemplari
Digitalizzazione
Metadati
Conservazione digitale

Selezione

La selezione dei documenti di solito prende in considerazione lo sviluppo della raccolta, il valore aggiunto, la tutela, la fattibilità tecnica e la capacità di sostenere i costi della digitalizzazione nel lungo periodo. In realtà la migliore selezione è il frutto di una somma di criteri.

I criteri di selezione in genere valutano:

• valore storico e culturale
• unicità e rarità
• alta richiesta
• documenti senza vincoli legali o con permessi di digitalizzazione ottenuti
• accesso ristretto dovuto allo stato di conservazione, al valore e alla localizzazione
• valore aggiunto tramite l’accesso in linea, la creazione di collezioni virtuali
• aumento di interesse per materiale poco o non conosciuto

In alcuni casi può essere utile effettuare una ricognizione del materiale per determinare la quantità, la tipologia, il formato e lo stato di conservazione dei documenti. Queste informazioni possono servire per le successive attività di conservazione, catalogazione e digitalizzazione.

Aspetti legali

Per digitalizzare dei documenti è fondamentale porre attenzione alla problematica relativa al diritto d'autore sia per i materiali originali che per le risorse digitali.

è necessario prendere in esame: le caratteristiche dell’opera da trattare, la titolarità dei diritti (chi è il titolare dei diritti, esiste una tutela e di che tipo), le azioni che si vogliono compiere sull’opera (quali sono, quali diritti intervengono, si è autorizzati a procedere), le eventuali criticità e le possibili soluzioni.

è necessario escludere le opere che ricadono sotto la tutela del diritto d’autore e le opere già digitalizzate in altre raccolte e accessibili al pubblico mediante la rete al fine di evitare le duplicazioni e contenere i costi.

Conservazione degli esemplari

La digitalizzazione non sostituisce l’impegno alla cura e alla conservazione degli originali.
È importante che la valutazione dello stato di conservazione degli originali venga effettuata prima della digitalizzazione e che qualsiasi eventuale trattamento sui materiali originali venga eseguito dopo un sopralluogo di personale esperto.

Digitalizzazione

Per garantire la sicurezza degli originali e una buona qualità di digitalizzazione, è necessario prestare particolare attenzione nella scelta della metodologia di acquisizione e della strumentazione (sistema di ripresa, sistema di illuminazione, software).

La natura e le dimensioni degli originali determinano la scelta del sistema di ripresa e del sistema di illuminazione.

La qualità delle immagini definita nel progetto determina i requisiti hardware e software del sistema di ripresa, i tempi di acquisizione ed elaborazione delle immagini, l’occupazione di memoria nei supporti di memorizzazione da gestire e conservare.

Come regola generale, la chiave per la qualità non è quella di eseguire la scansione alla massima risoluzione possibile, ma di eseguire la scansione ad un livello che corrisponda al contenuto informativo dell’originale.

In genere la digitalizzazione mira ad ottenere dei file master per la conservazione di lungo periodo. Dai file master si creano i file derivati per la consultazione in rete.

Digitalizzazione in-house o in outsourcing

La scelta della digitalizzazione all’interno dell’istituzione (in-house) o l’affidamento del servizio all’esterno (outsourcing) ha da considerare i vantaggi e gli svantaggi delle due modalità.

	Servizio all’interno (in-house)	Servizio all’esterno (outsourcing)
Vantaggi	detenere il controllo diretto di tutto il processo imparare facendo (learning by doing) migliorare i requisiti in corso d’opera piuttosto che stabilirli in anticipo provvedere a sicurezza, maneggio adeguato e accessibilità dei materiali	l’istituzione paga il prodotto, di solito a un prezzo stabilito per immagine contenimento del costo e rischio limitato il fornitore può trattare grandi quantità di materiale il fornitore assorbe i costi di specializzazione, formazione e obsolescenza tecnologica disponibilità di un’ampia gamma di opzioni e servizi
Svantaggi	l’istituzione paga le spese al posto dei prodotti, che includono i costi formazione, l’obsolescenza tecnologica e i tempi morti investimento nell’acquisto e nel mantenimento dell’attrezzatura richiesta di personale specializzato costo per immagine non definito	l’istituzione elimina una fase del processo; non sviluppa una conoscenza approfondita sulla digitalizzazione problemi di sicurezza, trasporto e maneggio degli esemplari
Raccomandazioni	Il servizio all’interno è indicato se: la collezione non può essere spostata all’esterno dell’istituzione il lavoro di digitalizzazione è molto facile si può fare affidamento su personale specializzato e attrezzatura già presente	Il servizio all’esterno è indicato se: gli originali non consentono la digitalizzazione all’interno dell’istituzione la programmazione è su grande quantità nel breve periodo ci sono vincoli di spazio, infrastrutture e personale

Se si sceglie di affidare il servizio a una ditta, è necessario:

• determinare i parametri di digitalizzazione
• predisporre una dettagliata richiesta di offerta
• valutare i prodotti e i servizi offerti
• definire le responsabilità dell’istituzione e della ditta a livello contrattuale
• operare il controllo di qualità finale sul prodotto

Il costo della digitalizzazione dipende da diverse variabili quali le dimensioni, il tipo, la natura del documento da digitalizzare e l’uso previsto per l’oggetto digitale, quindi una stima dei costi può essere richiesta ai fornitori del servizio di digitalizzazione, oppure può basarsi su precedenti progetti di digitalizzazione. Può essere d’aiuto consultare documentazione sull’argomento.

Scelta della strumentazione

Si riportano alcune indicazioni generali sul sistema di ripresa:

• Scanner a letto piano sono usati per documenti a fogli singoli, o documenti rilegati che possono essere aperti con facilità, più piccoli o uguali al formato A3 (420 x 297 mm).
  Questi documenti comprendono: materiale a stampa (es. volantini, manifesti, brochures), manoscritti (es. lettere), mappe in buone condizioni, musica a stampa, stampe (es. incisioni, acqueforti, litografie), disegni a penna e inchiostro senza aggiunta di acquarello o tempera (es. vignette), materiale fotografico (es. stampe alla gelatina in bianco e nero e a colori, stampe all’albumina).
• Scanner per pellicole e diapositive sono usati per pellicole, negativi e diapositive.
• Scanner planetario o Fotocamera digitale sono usati per documenti rilegati, documenti di particolare natura, documenti più grandi del formato A3.
  Questi documenti comprendono: volumi rilegati (es. libri, album, musica a stampa, atlanti), documenti fragili, quadri ad olio, la maggior parte delle opere d’arte su carta (es. acquarelli, disegni), materiale grafico e opere d’arte realizzate con sostanze sfaldabili e friabili (es. pastelli, carboncini, matita morbida), acquarelli con stesura spessa, a tempera o con vernici, mappe grandi o fragili, manoscritti (es. diari rilegati, documenti ripiegati), pergamene, materiale fotografico (es. stampe di grandi dimensioni; procedimenti fotografici storici, come dagherrotipi o ambrotipi), materiale tridimensionale (es. tessuti, sculture, oggetti).

Nel caso di originali antichi e di pregio, si raccomanda che il sistema di illuminazione sia con lampade a luce fredda e a bassissima emissione di raggi IR e UV.

Acquisizione digitale

Tenendo conto delle risorse a disposizione, la decisione sulla qualità dell’immagine dovrebbe essere basata sulle esigenze degli utenti, sulle modalità di consegna e di utilizzo delle immagini, sulla natura dei materiali da digitalizzare (dimensioni, formato, tipo di materiale, colore, ecc.).
Le ragioni per creare un master di alta qualità sono relative a conservazione, accesso e costo economico e hanno la finalità di assicurare di non dover ripetere la digitalizzazione in futuro. Dal master si potranno derivare file di dimensioni più piccole o di formati alternativi per i diversi usi previsti. Si raccomanda l’uso di formati standard.

Indicazioni sul file master:

• si intende quel file di creazione del singolo oggetto digitale destinato alla conservazione ed alla generazione di file derivati (JPEG, PDF ecc.); serve per la stampa di alta qualità
• rappresenta il più vicino possibile il contenuto informativo dell’originale
• l’originale deve essere ripreso nella sua interezza. Attorno al documento, si lascia un bordo che permetta di leggere il contorno dell’immagine
• se l’originale è montato su un supporto che riporta informazioni, la digitalizzazione dovrebbe comprendere anche il supporto
• è archiviato così come lo restituisce lo strumento di acquisizione
• dovrebbe essere in un formato standard, come TIFF
• l’intestazione del file dovrebbe avere incorporato un profilo di colore
• se l’originale è digitalizzato affiancato da scala cromatica, scala di grigi e scala metrica, allora le scale saranno poste all’esterno dell’immagine riprodotta e all’interno dell’inquadratura complessiva

Indicazioni sui file derivati:

• sono utilizzati al posto del master per l’accesso in rete locale o web e quindi le dimensioni dipenderanno dagli usi previsti
• devono avere dimensioni adatte allo scaricamento veloce, che non richieda una connessione ad alta velocità, devono essere di una qualità accettabile ai fini di una ricerca generica, ed essere presentati in formato compresso per rapidità di accesso
• di solito i formati sono JPEG o PDF

Nomenclatura dei file

Prima di iniziare l’attività di acquisizione, è necessario stabilire un criterio di nomenclatura dei file. In generale il nome di ciascun file sarà formato da una stringa di caratteri che dovranno contenere le informazioni necessarie ad identificare in maniera univoca l’elemento della collezione a cui l’immagine si riferisce. I filename saranno completati con l'estensione fissa più opportuna ".tif", “.jpg”, ecc.

Memorizzazione dei dati

La collezione delle immagini consistente in directories e file sarà memorizzata su supporti di memorizzazione ottici o magnetici, come CD, DVD, disco rigido esterno. Si raccomanda di salvare i dati in un duplice supporto, conservare i supporti in due luoghi distinti, verificare periodicamente i dati, operare un refreshing periodico. La durata dei supporti è comunque influenzata da diversi fattori (le norme ISO 18923:2000 e 18925:2002 indicano i parametri per la buona conservazione dei supporti).

Controllo della qualità

Il controllo della qualità dovrebbe essere documentato ed effettuato durante l’intero processo di digitalizzazione su tutto il materiale acquisito, in particolare sul master.

La pianificazione del controllo di qualità dovrebbe comprendere:

• la preparazione adeguata dell’ambiente (configurazione hardware, software di visualizzazione, condizioni di visualizzazione, ecc.)
• la definizione a priori delle caratteristiche di “accettabile” e “non accettabile”
• le modalità di verifica (tutto il prodotto o un campione, tutti i file o solo i master, qualità visuale a schermo e a stampa, ecc.)

Metadati

I metadati sono informazioni strutturate su qualsiasi tipo di risorsa, che vengono usate per individuare, descrivere, gestire o consentire l'accesso a quella risorsa.

Non c’è uno standard di metadati che soddisfi tutti i bisogni di tutti i tipi di collezioni e repositories.
In genere, gli schemi di metadati includono le seguenti informazioni:

• Metadati descrittivi: descrivono il contenuto di una risorsa e ne consentono il recupero
• Metadati amministrativi: contengono informazioni sulla gestione e sull’amministrazione di una risorsa (es. gestione dei diritti, metadati di preservazione, metadati tecnici …)
• Metadati strutturali: descrivono le relazioni tra gli oggetti digitali (es. l’ordine delle pagine in un libro digitalizzato)

Da Good practices handbook (edited by the Minerva Working Group 6)

“Appropriate Meta-data Standards

Issue Definition

Certain important standards already exist for meta-data. In the bibliographic domain (and increasingly in non-library cultural domains), the Dublin Core standard is of great importance.

Pragmatic Suggestions

• Review existing meta-data models and standards before creating your own.
• Creating a totally new meta-data model for cultural collections should be avoided.
• The meta-data work carried out by similar projects in the past is likely to be relevant to your project – meta data models travel well between projects in the cultural area.
• Unless your project has good reason not to do so, the Dublin Core fields should be included in the meta-data model. While museums may find the CIMI model better fits their holdings, a common core set of attributes should be aimed for, which will enable cross-collection searching.
• If a proprietary meta-data model is to be used, a mapping from this model to the Dublin Core should also be developed.
• While a naming scheme or national naming convention may be very useful, a full meta-data model is better, both in terms of the amount of data that can be stored about an item, and also to enable more powerful searching and interoperation with other projects and other countries.”

Conservazione digitale

In un progetto di digitalizzazione è fondamentale mantenere le risorse digitali create nel tempo al fine di evitare di rifare l’oneroso lavoro di digitalizzazione. Pertanto è necessario mettere in atto procedure per assicurare che gli oggetti digitali rimangano usabili e accessibili indipendentemente dai cambiamenti tecnologici futuri.

L’usabilità e l’accessibilità degli oggetti digitali nel tempo è garantita dal formato dei file (standard per i formati, dimensioni del file, tempo di trasmissione in rete, modalità di visualizzazione delle immagini…), dai media di archiviazione e dal deposito digitale (gli oggetti digitali con i metadati associati saranno archiviati e gestiti in un digital repository). E’ di fondamentale importanza l’utilizzo di standard aperti per facilitare l’interoperabilità con altri sistemi e quindi l’accesso ai metadati attraverso altri service provider (es. Europeana).