DIGITALIZACIÓN DEL CICLO DE VIDA
2/5 – Flujo de trabajo
Índice de página
Selección
Aspectos legales
Preservación de objetos
Digitalización
Metadatos
Preservación digital
Selección
La selección de documentos se tendrá normalmente en consideración para el crecimiento de la colección, añadir valor, protección, viabilidad técnica, y capacidad para sostener los costes de digitalización a largo plazo. En realidad, la mejor selección será basada en la combinación de criterios.
Los criterios de selección que generalmente serán tomados en consideración son:
- valor histórico y cultural
- singularidad y rareza
- alta demanda
- documentos libres de restricciones legales, o con permiso para digitalizar asegurado
- acceso limitado debido al estado de preservación, valor y localización
- valor añadido para proveer de acceso online; creación de colecciones virtuales
- elevado nivel de interés generado en material poco conocido o desconocido
En ciertos casos seria mejor realizar un estudio del material para así determinar la cantidad, tipo y formato de los documentos y su estado de preservación. Esta información podría resultar útil durante la subsecuente preservación, catalogación y operacions de digitalización.
Aspectos legales
Cuando se digitalizan documentos, se debe poner mucha atención en los aspectos referentes al copyright, tanto del material original como de las fuentes digitales.
Los puntos a examinar son: características del trabajo a procesar, derechos de propiedad (¿quién tiene los derechos – está protegido el trabajo - qué tipo de protección?), las acciones a desarrollar en el trabajo (¿qué son- qué derechos están involucrados- se ha obtenido autorización?), probablemente identificar áreas críticas y posibles soluciones.
Los trabajos excluidos son aquellos sujetos a copyright y/o aquellos digitalizados en otras colecciones y accesibles al público en la web, en este caso para evitar duplicidad y minimizar costes.
Preservación de objetos
La digitalización no es un substituto del compromiso a la cura y preservación de documentos originales.
Es importante valorar el estado de preservación de los documentos originales antes de proceder a la digitalización, y asegurarse que cualquier tratamiento de especímenes originales es realizado solo después de haber sido inspeccionados por expertos.
Digitalización
Para garantizar la seguridad de originales y asegurar la buena calidad digitalizando, se debe tener especial cuidado en la elección de los métodos y equipos de adquisición (sistema de captura, iluminación, software).
La naturaleza y dimensiones de los originales determinarán la selección del sistema de captura e iluminación.
Los requerimientos de hardware y software para el sistema de captura están determinados por la calidad de imagen esperada, como también los plazos para la adquisición y procesado de las imágenes, y la cantidad de espacio para almacenar ocupado en las localizaciones de memoria asignadas.
Como norma general, la clave de la calidad no reside en el escanear en la máxima resolución obtenible, sino realizarlo a un nivel proporcional con la información contenida en el original.
En general, el objetivo de digitalizar es producir ficheros máster adecuados para la preservación a largo plazo. Los ficheros para visualizar en la web son derivados de los ficheros máster.
Digitalización própia o externalizada
La decisión de si estos documentos deben ser digitalizados por las propias instituciones, o si se debe confiar a un proveedor exterior del servicio, dependerá de las ventajas y desventajas de los dos métodos.
Internamente | Externalizado | |
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Ventajas |
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Desventajas |
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Recomendaciones | Internamente es mejor si:
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Externalizar es mejor si:
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Si la decisión que ha sido tomada es confiar el servicio a una empresa, la institución debe:
- determinar los parámetros de digitalización
- elaborar una convocatória detallada para licitar
- evaluar los productos y servicios ofrecidos
- definir las responsabilidades contractuales de la institución y de la compañía
- realizar un control de calidad final al producto
El coste de digitalizar depende de diferentes variables, como podrían ser el tamñano, tipo y naturaleza del documento a digitalizar, uso para el que está concevido, así que puede ser necesario un asesoramiento sobre los costes por parte del proveedor del servicio de digitalización, o alternativamente, basado en proyectos previos de digitalización. Puede ser de ayuda consultar con publicaciones sobre el tema.
Selección de equipo
Indicaciones generales en el sistema de captura:
- Escáner plano usado para hojas únicas de documentos, o documentos encuadernados que pueden ser abiertos y dejados planos sin dificultad alguna, con hojas de dimensiones máximas A3 (420 x 297 mm).
Estos documentos incluyen: material impreso (p.ej.: flyers, pósters, folletos), manuscritos (p.ej.: cartas), mapas en buenas condiciones, hojas de música, impresiones (p.ej.: gravados, litografías), dibujos en tinta sin acuarelas o temperas (p.ej.: dibujos animados), material fotográfico (p.ej.: impresiones en gelatina blanco y negro o a color, impresiones de álbumes). - Escáners para películas y transparencias usados para películas, negativos y transparencias.
- Escáneres "planetary" o cámaras digitales se usan para documentos encuadernados, documentos de una naturaleza especial, y documentos de tamaños superiores al A3.
Estos documentos incluyen: volúmenes encuadernados (p.ej.: libros, álbumes, hojas de música, atlas), documentos frágiles, pinturas al óleo, la mayoría de piezas de arte en papel (p.ej.: acuarelas, dibujos), material gráfico y trabajos de arte creados con substancias escamosas y desmenuzables (p.ej.: lápices de cera, carboncillos, lápices blandos), acuarelas tupidas, con témpera o barnices, mapas grandes y frágiles (p.ej.: impresiones de gran tamaño, procesos fotográficos históricos como daguerreotipos o ambrotypes), material tri-dimensional (p.ej.: fábricas, esculturas, objetos).
En el caso de piezas originales antiguas y delicadas, el sistema de iluminación se debe ajustar con lámparas de luz fría y niveles ultra-bajos de radiación UV e IR.
Adquisición digital
Teniendo en cuenta los recursos disponibles, la decisión sobre la calidad de imagen debe basarse en las necesidades de los usuarios, en el método de entrega, el uso de las imágenes y en la naturaleza de los materiales digitalizados (tamaño, formato, tipo de material, color, etc.).
Existen varias razones para crear un máster de alta calidad: preservación, acceso y coste, y la necesidad de asegurar que el proceso de digitalización no necesitará ser repetido en el futuro. El máster se puede usar para preparar ficheros de tamaños pequeños o formatos alternativos para distintos usos previstos. Los formatos estándar se deben usar siempre.
Indicaciones en el fichero máster:
- este es el fichero en el que un objeto digital único es creado y preservado, y del cual se puede generar JPEG, PDF etc.; permite impresiones de alta calidad
- el fichero máster representa la información del contenido original, lo más parecido posible
- el original debe ser capturado en su totalidad. Se debe dejar un borde entorno al documento, para así poder identificar el contorno de la imagen
- si el original es montado en un respaldo que contiene información, la digitalización debe incluir también el soporte
- el fichero máster es archivado exactamente tal y como lo reproduce la herramienta de adquisición
- el fichero debe tener format estándar, p.ej.: TIFF
- el título del fichero debe incorporar el perfil del color
- si el original es digitalizado y acompañado por la escala de color, escala gris y medida, estos se deben encontrar fuera del borde de la imagen reproducida y dentro del perímetro total del marco
Indicaciones sobre archivos derivados:
- se usan en lugar del máster con el propósito de tener acceso LAN o WAN, y acordemente, las dimensiones dependerán de los usos previstos
- los ficheros derivados deben ser de las proporciones adecuadas para una descarga rápida, sin requerir conexiones de alta velocidad, de calidad aceptable para investigación general, y presentado en un formato comprimido para un acceso rápido
- los formatos usuales son JPEG o PDF
Nomenclatura del fichero
Antes de empezar ningún proceso de adquisición, se debe establecer un criterio de nomenclatura. En términos generales, el nombre de cada fichero debe consistir en una lista de caracteres que deben contener la información necesaria para identificar el elemento de la colección a la que pertenece la imagen, de manera única e inequívoca. Los nombres de fichero serán completados con extensiones apropiadas, como ".tif", “.jpg”, etc.
Almacenamiento de datos
La colección de imágenes, consistente en directorios y ficheros, será memorizada en dispositivos de almacenamiento de media ópticos o magnéticos, como CDs, DVDs y discos duros externos.
Es importante que los datos sean guardados en al menos dos elementos distintos de almacenamiento de media, preservado en dos localizaciones distintas, y que los datos sean revisados y chequeados periódicamente. La vida de estos elementos de almacenamiento es en todo evento influenciado por variedad de factores (las ISO 18923:2000 i 18925:2002 indican los parámetros para una correcta preservación del almacenamiento de media).
Control de calidad
El control de calidad debe ser documentado y realizado a lo largo de todo el proceso de digitalización sobre todo el material capturado, en particular sobre los ficheros máster.
La planificación del sistema de control de calidad debe incluir:
- apropiada preparación del ambiente (configuración del hardware, software de visualización, condiciones de visualización, etc.)
- definición de características a priori “aceptables” y “no aceptables”
- procedimiento de verificación (colección entera o una muestra, todos los ficheros o solo los máster, calidad visual en pantalla, en impresión, etc.)
California Digital Library (CDL) - Guidelines for Digital Images
Cornell University Library - Moving theory into practice: digital imaging tutorial
Digital Library Federation (DFL) - Draft benchmark for digital reproductions of printed books and serial publications
Digital Library Federation (DLF)- Guides to quality in visual resource imaging
Federal Agencies Digitisation Initiative (FADGI), Still Image Working Group - Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files
S. Hubbard, D. Lenert (edited by) - Introduction to Imaging
National Archives and Records Administration (NARA) - Technical guidelines for digitising archival materials for electronic access: creation of production master files – raster images
Northeast Document Conservation Center (NDCC) - Handbook for digital projects
Metadatos
Los metadatos son información estructurada relativa a otro tipo de recurso, usados para identificar, que describen, que dirigen o permiten el acceso al recurso en questión.
No existen metadatos estándar que contengan todas las necesidades de todos los tipos de colecciones y repositorios.
Generalmente se considera que los modelos de metadatos incluyen la siguiente información:
- Metadatos descriptivos: datos que describen el contenido de un recurso y que permiten su recuperación
- Metadatos administrativos: datos que contienen información para la gestión y administración de un recurso (p.ej.: gestión de IPR, preservación de metadatos, metadatos técnicos)
- Metadatos estructurales: datos que describen la relación entre objetos digitales (p.ej.: orden de página en un libro digital)
Referencia Manual de buenas prácticas (editado por el grupo de trabajo Minerva)
“Estándares de Metadatos apropiados"
Definición de incidéncias
Existen ciertos estándares importantes para los metadatos. En el dominio bibliográfico (e incrementalmente en los dominios culturales fuera de las bibliotecas), el Dublin Core es de gran importancia.
Sugerencias pragmáticos
- Repasar los modelos de metadatos existentes y los estándares antes de crear el tuyo propio.
- Crear un modelo totalmente nuevo de metadatos para una colección cultural debería ser evitado.
- El trabajo realizado con los metadatos para proyectos similares en el pasado es probable que sea relevante para tu proyecto - los modelos de metadatos se desplazan bien entre proyectos del ámbito cultural.
- A menos que tu proyecto no tenga una buena razón para hacerlo, los campos del Dublin Core deberían ser incluídos en tu modelo de metadatos. Mientras que los museos tendrían que buscar el modelo CIMI que mejor encaje con sus necesidades, un conjunto común de atributos se debería marcar como objetivo, porque éste permitirá la búsqueda cruzada entre colecciones.
- Si se quiere usar un modelo patentado de metadatos, se debe mapear de este modelo al de Dublin Core.
- Mientras que un esquema de nomenclatura o una convención nacional de nomenclatura podría ser muy útil, un modelo completo de metadatos es mejor, tanto en términos de cantidad de datos que pueden ser almacenados acerca de un objeto, y también permitir búsquedas más potentes y interoperables con otros proyectos o países.”
ATHENAWP3 (edited by) - Digitisation Standard Landscape
M. Baca (edited by) - Introduction to Metadatos
Dublin Core Metadatos Initiative Wiki - User guide
JISC Digital Media - An introduction to Metadatos
JISC Digital Media - Medatada standards and interoperability
National Information Standards Organization (NISO) - Understanding Metadatos
Preservación digital
En cualquier proyecto de digitalización, es esencial mantener los recursos digitales creados a lo largo del tiempo en un modo que se eviten arduas repeticiones. De acuerdo con la institución se deben adoptar procedimientos que aseguren que los objetos digitales permanecerán útiles y accesibles, independientemente de los futuros cambios tecnológicos en el futuro.
La usabilidad y accesibilidad a objetos digitales a lo largo del tiempo se garantiza por el formato del fichero (estándares para formatos, tamaños de ficheros, ratios de transmisión de web, métodos para visualizar imágenes, etc.), y para archivar media y repositorios digitales (objetos digitales con metadatos asociados serán archivados y gestionados en un repositorio digital). Es fundamentalmente importante usar estándares abiertos, para facilitar la interoperabilidad con otros sistemas, y permitir acceso a metadatos a través de otros proveedores de servicios (p.ej.: Europeana).