DIGITALISIERUNG LEBENSDAUER

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Auswahl
Rechtliche Aspekte
Bestandserhaltung
Digitalisierung
Metadaten
Langzeitarchivierung

Auswahl

Die Auswahl von Dokumenten berücksichtigt normalerweise das Wachstum/die Entwicklung der Sammlung, den Mehrwert, die Sicherung, die technische Machbarkeit und das Vermögen, die Langzeitkosten für die Digitalisierung zutragen. In der Realität wird die beste Auswahl auf einer Kombination der genannten Kriterien basieren.

Die Auswahlkriterien werden gemeinhin folgendes beachten:

• historischer und kultureller Wert
• Einzigartigkeit und Seltenheit
• Hohe Nachfrage
• Dokumente frei von rechtlichen Beschränkungen oder mit sicherer Erlaubnis zu digitalisieren
• Beschränkter Zugang durch Sachlage der Erhaltung, Nutzen und Standort
• Gesteigerter Nutzen durch Angebot von Onlinezugang, Erstellen einer virtuellen Sammlung
• Gesteigerter Grad an Interesse erzeugt durch kaum bekanntes oder unbekanntes Material

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein eine Studie zum Material einzuleiten, um die Quantität, die Gattung und das Format der Dokumente sowie ihres Erhaltungszustands zu bestimmen. Diese Informationen können sich als nützlich erweisen während nachfolgender Erhaltungs-, Katalogisierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen.

Rechtliche Aspekte

Bei der Digitalisierung von Dokumenten muss Belangen wie Copyright bezüglich originalem Material als auch digitaler Quellen beträchtliche Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Folgende Aspekte sind dabei zu prüfen: Bearbeitung der Arbeitseigenschaften, Rechtebesitz (wer besitzt die Rechte – ist das Werk geschützt – welche Art des Schutzes?), die Handlungen, die an diesem Werk durchgeführt werden (welche sind dies – welche Rechte gelten dabei – wurde eine Genehmigung erteilt?), ähnlich kritische Bereiche und mögliche Lösungen.

Ausgenommene Werke sind solche, die dem Copyright unterliegen oder in anderen Sammlungen bereits digitalisiert vorliegen und der Öffentlichkeit im Internet zugänglich sind, in beiden Fällen um Verdoppelungen zu vermeiden und Kosten zu minimieren.

Bestandserhaltung

Digitalisierung ist kein Ersatz für die Verpflichtung für Originaldokumente zu sorgen und sie zu erhalten.
Es ist wichtig, den Erhaltungszustand des Originaldokuments festzustellen bevor man mit der Digitalisierungsarbeit fortfährt und zu gewährleisten, dass jegliche Behandlung originaler Proben nur dann erfolgt, wenn sie von Experten begutachtet wurden.

Digitalisierung

Um die Sicherheit der Originale zu gewährleisten und gute Digitalisierungsqualität sicher zu stellen, muss besondere Sorgfalt auf die Wahl der Aufnahmemethoden und das Gerät (Erfassungssystem, Belichtung, Software) gelegt werden.

Art und Ausmaß des Originals wird die Auswahl des Erfassungs- und Belichtungssystems bestimmen.

Voraussetzungen des Erfassungssystems an die Hardware und Software werden bestimmt durch die Erwartungen an die Qualität der Abbildung, an den Zeitraum für die Erfassung, die Bearbeitung der Abbildung und den Umfang des besetzten Speichervolumens in zugeteilten Speicherplätzen.

Eine allgemeine Regel besagt, dass der Schlüssel für Qualität nicht im größtmöglich aufgelösten Scannen liegt, sondern darin das Scannen auf einem Level auszuführen, das dem Inhalt des Originals angemessen ist.

Im Allgemeinen liegt das Ziel der Digitalisierung darin, Hauptdateien zu erzeugen, die für Langzeitarchivierung verwendbar sind. Für das Internet nutzbare Dateien werden von den Hauptdateien abgeleitet.

Hausinterne oder ausgegliederte Digitalisierung

Die Entscheidung, ob Dokumente hausintern digitalisiert oder einem ausgegliederten Dienstanbieter anvertraut werden sollen, hängt von den Vorteilen und Nachteilen der beiden Methoden ab.

	Hausintern	Ausgegliedert
Vorteile	Die unmittelbare Kontrolle über den gesamten Prozess behalten Lernen durch Handeln Verbesserung der Standards während des Arbeitsprozesses anstatt die Vorgaben schon im Vorfeld festzulegen Sicherheit gewährleisten, angemessene Behandlung und Zugänglichkeit des Materials	Die Institution bezahlt für das Endprodukt üblicherweise den vereinbarten Preis pro Abbildung Die Kosten sind niedrig gehalten und Risiken begrenzt Der Dienstanbieter kann große Materialmengen bearbeiten Der Anbieter trägt die Kosten für Spezialisierung, Schulung und technologische Veralterung Ein breites Spektrum an Optionen und Dienstleistungen ist verfügbar
Nachteile	Statt für das Produkt zu zahlen, trägt die Institution die Kosten, inklusive Schulung, technologische Veralterung und Ausfallzeit Ausgaben für Anschaffung und Unterhaltung der Geräte Bedarf an geschulten Mitarbeitern Kosten pro Abbildung nicht festgelegt	Durch das Ausklammern eines Prozessschrittes, kann die Institution selbst keine vollständige Kenntnis über die Digitalisierung erlangen Probleme mit Sicherheit, Transport und Behandlung der originalen Exemplare
Empfehlungen	Hausintern ist am besten, wenn: Die Sammlung kann nicht transportiert werden Der Digitalisierungsprozess ist ein sehr einfacher Verlass auf Spezialisten und Geräte vor Ort	Ausgliedern ist am besten, wenn: Originale Exemplare können aus unterschiedlichen Gründen nicht hausintern digitalisiert werden Der Zeitplan beinhaltet die Bearbeitung großer Materialmengen in kurzer Zeit Es gibt Beschränkungen bezogen auf Platz, Infrastruktur und Arbeitsreserven

Wenn die Entscheidung gefallen ist, die Dienstleistung einem Anbieter anzuvertrauen, sollte die Institution:

• die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung bestimmen
• eine detailierte Ausschreibung aufsetzen
• die angebotenen Produkte und Dienstleistungen auswerten
• die vertraglichen Verpflichtungen der Institution und des Anbieters bestimmen
• eine abschließende Qualitätskontrolle am Produkt durchführen

Die Kosten der Digitalisierung hängen von einer Anzahl von Variablen ab wie der Größe, Gattung und Beschaffenheit des Dokuments für die Digitalisierung und den vorgesehenen Gebrauch des digitalen Objekts. Dafür kann eine Einschätzung der Kosten vom Anbieter der Digitalisierung angefordert werden beziehungsweise auf vorherigen Digitalisierungsprojekten beruhen. Es kann auch helfen, Literatur zu dem Thema zurate zu ziehen.

Auswahl der Geräte

Allgemeine Angaben über das Aufnahmesystem:

• Flachbettscanner werden für Einzelblattdokumente oder gebundene Dokumente benutzt, die flach aufgeklappt werden können, mit einer Abmessung bis zu DIN A3 (420 x 297 mm).
  Diese Dokumente beinhalten: Druckerzeugnisse (z.B. Flyer, Poster, Broschüren), Manuskripte (z.B. Briefe), Karten in gutem Zustand, Notenblätter, Drucke (z.B. Gravuren, Radierungen und Lithographien), Federzeichnungen ohne zusätzliche Wasserfarben oder Tempera (z.B. Karikaturen), fotografisches Material (z.B. schwarz-weiße und farbige Gelatine-Abzüge, Albuminabzüge).
• Scanner für Filme und Folien werden für Filme, Negative und Folien benutzt.
• Overhead Scanner oder Digitalkameras werden für gebundene Dokumente, Dokuments mit spezieller Beschaffenheit und Dokumenten, die größer sind als DIN A3 benutzt.
  Diese Dokumente beinhalten: gebundene Bände (z.B. Bücher, Alben, Notenblätter, Atlanten), fragile Dokumente, Ölgemälde, die meisten Kunstwerke auf Papier (z.B. Wasserfarben, Zeichnungen), grafisches Material und Kunstwerke, die mit bröseligen und flockigen Stoffen erstellt wurden (z.B. Buntstifte, Holzkohlen, weichen Bleistiften), dick aufgetragene Wasserfarben, mit Tempera oder Lacken, große oder fragile Karten, Manuskripte (z.B. gebundene Tagebücher, gefaltete Dokumente), Pergament, fotografische Materialien (z.B. Großformatabzüge; historische fotografische Prozesse wie Daguerreotypie oder Ambrotypie), drei-dimensionale Materialien (z.B. Textil, Skulpturen, Gegenstände).

Im Falle von antiken oder künstlerischen Originalen muss das Belichtungssystem mit Lampen ausgestattet sein, die kaltes Licht und ein extrem niedriges Level an IR- und UV-Strahlung aussenden.

Digitale Aufnahme

Unter Beachtung der vorhandenen Mittel sollte die Entscheidung über die Bildqualität auf dem Bedarf der Nutzer, der Zustellmethode, der Nutzung des Bildes und der Beschaffenheit des zu digitalisierenden Materials (Größe, Format, Materialtyp, Farbe etc.) beruhen.
Es gibt mehrere Gründe eine hochwertige Druckvorlage zu erstellen: Erhaltung, Zugang und Kosten, sowie die Notwendigkeit sicherzustellen, dass der Digitalisierungsprozess in der Zukunft nicht wiederholt werden muss. Die Vorlage kann dazu genutzt werden, Dateien in einer kleineren Größe zu herzustellen oder in unterschiedlichen Formaten für verschiedene Verwendungen vorzusehen. Standardformat sollten in jedem Fall genutzt werden.

Bezeichnung für die Hauptdatei:

• Dies ist die Datei, in der das einfache digitale Objekt erstellt und bewahrt wird und von dem Derivative erzeugt werden können (JPEG, PDF etc.); macht hohe Druckqualität möglich
• Die Hauptdatei stellt den informativen Inhalt des Originals so genau wie möglich dar
• Das Original muss in seiner Gesamtheit eingefangen werden. Eine Begrenzung um das Dokument muss erkennbar sien, um die vollen Ausmaße der Abbildung erkennen zu können
• Wenn das Original auf ienem Träger angebracht ist, der Informationen enthält, so sollte die Digitalisierung den Träger mit einschließen
• Die Hauptdatei ist archiviert exakt wie sie mit dem Erfassungswerkzeug erfasst wurde
• Die Datei sollte in einem Standardformat gespeichert sein, z.B. TIFF
• Der Titel der Datei sollte ein Farbprofil beinhalten
• Wenn das Original digitalisiert ist und von einer Farbskala, Grauskala oder einem Maßstab begleitet ist, sollten diese außerhalb der Ränder der reproduzierten Abbildung liegen and innerhalb der Begrenzung der Einfassung

Bezeichnung für derivative Datei:

• Diese werden stellvertretend für die Hauptdatei genutzt für Zwecke wie LAN- oder WAN-Zugang, dementsprechend hängt die Größe von der angedachten Verwendung ab
• Derivative Dateien sollten geeignete Größen für den schnellen Download haben, ohne eine schnelllaufende Verbindung zu verlangen, von ausreichender Qualität für allgemeine Recherchezwecke sein und in einer komprimierten Größe für Schnelligkeit des Zugangs vorliegen
• Die gängigen Formate sind JPEG oder PDF

Dateiname

Vor Beginn jeder Anschaffungsaktivitäten müssen Benennungskriterien für die Dateien eingeführt sein. In allgemeinen Worten stimmt der Name jeder Datei überein mit einer Reihe von Zeichen, die die benötigte Information beinhalten müssen um den Bestandteil der Sammlung eindeutig und unmissverständlich zu identifizieren zu dem die Abbildung gehört. Dateinamen werden mit einer entsprechenden Erweiterung vervollständigt, wie etwa ".tif", ".jpg", etc.

Datenspeicherung

Die Sammlung der Abbildungen, bestehend aus Verzeichnissen und Dateien, wird auf optischen oder magnetischen Speichermedien, wie CD's, DVD's und externe Festplatten, gespeichert.
Es ist wichtig, dass die Daten auf mindestens zwei der genannten Elemente gespeichert und an zwei unterschiedlichen Standorten gesichert werden und daß die Daten periodisch kontrolliert und aufgerufen werden. Die Lebensdauer eines Speichermediums wird in jedem Fall von einer Anzahl unterschiedlicher Faktoren beeinflusst (ISO 18923:2000 und 18925:2002 Standards bezeichnen die Parameter für sachgerechte Konservierung von Speichermedien).

Qualitätskontrolle

Qualitätskontrolle sollte während des gesamten Digitalisierungsprozesses dokumentiert und ausgeführt werden, und zwar bei allen Materialien, im Speziellen aber bei den Hauptdateien.

Die Planung eines Qualitätskontrollsystems sollte beinhalten:

• Angemessene Vorbereitung des Umfelds (Geräteanordnung, Betrachtung der Software, Betrachtung der Gegebenheiten, etc.)
• A priori Definition von "zulässigen" und "nicht zulässigen" Merkmalen
• Prüfungsverfahren (gesamte Sammlung oder eine Probe, alle Dateien oder nur die Hauptdateien, optische Qualität oder am Bildschirm, in Druckform, etc.)

Metadaten

Metadaten sind gegliederte Informationen bezugnehmend auf jede Art von Ressource, genutzt zur Identifizierung, Beschreibung, Verwaltung oder Zugangsbewilligung zur betreffenden Ressource.

Es gibt keinen Metadatenstandard, der jede Anforderung von allen Sammlungstypen und Repositorien befriedigt.
Allgemein betrachtet beinhalten Metadatenmodellefolgende Informationen:

• Beschreibende Metadaten: Daten, die den Inhalt einer Ressource beschreiben und deren Wiederfinden erlauben
• Verwaltende Metadaten: Daten, die Informationen über das Management und die Verwaltung einer Ressource enthalten (z.B. Rechteverwaltung, Metadaten der Konservierung, technische Metadaten)
• Strukturelle Metadaten: Daten, die die Beziehungen zwischen digitalen Objekten beschreiben (z.B. Blattreihenfolgein einem digitalisierten Buch)

Aus Good practices handbook (edited by the Minerva Working Group 6)

"Sachgerechte Metadatenstandards"

Definition

Einige wichtige Standards für Metadaten gibt es bereits. In der bibliografischen Domäne (und zunehmend in bibliotheksfremden kulturellen Domänen) ist der Dublin Core Standard von großer Bedeutung.

Pragmetische Hinweise

• Überprüfen Sie existierende Metadatenmodelle und Standards bevor Sie einen eigenen erzeugen.
• Ein vollkommen neues Metadatenmodell für kulturelle Sammlungen zu erzeugen, sollte vermieden werden.
• Die Arbeit an Metadaten, die in der Vergangenheit bereits in ähnlichen Projekten ausgeführt wurde, wird wahrscheinlich auch relevant für Ihr Projekt sein – Metadatamodelle bewegen sich gut zwischen Projekten im Kulturbereich.
• Sofern in Ihrem Projekt nichts dagegen spricht, sollten die Dublin Core Felder in das Metadatenmodell eingefügt werden. Da Museen häufig befinden, dass das CIMI-Model besser zu ihren Beständen passe, sollte ein Kernsatz von Eigenschaften eine sammlungsübergreifende Suche ermöglichen.
• Wenn ein firmeneigenes Metadatenmodell verwendet werden soll, sollte ein Mapping von diesem Modell zum Dublin Core entwickelt werden.
• Obwohl ein Namensschema oder eine nationale Namenskonvention sehr sinnvoll sein können, ist ein vollständiges Metadatenmodell geeigneter hinsichtlich der Datenmenge, die zu einem einzelnen Objekt gespeichert werden kann sowie hinsichtlich einer leistungsstärkeren Suche und Zusammenarbeit mit anderen Projekten und anderen Ländern."

Langzeitarchivierung

In jeglichem Digitalisierungsprojekt ist es essentiell, diejenigen digitalen Ressourcen zu pflegen, die über die Zeit so erzeugt wurden, dass mühsame Wiederholungen von Digitalisierungstätigkeiten verhindert werden. Dementsprechend sollte die Institution Verfahren einführen, die sicherstellen, dass digitale Objekte nutzbar und zugänglich bleiben, ungeachtet technologischer Veränderungen in der Zukunft.

Die Nutzbarkeit und Zugänglichkeit digitaler Objekte über die Zeit hinweg wird durch das Dateiformat sichergestellt (Standard für Formate, Dateigröße, Webübertragungsrate, Methoden der Visualisierung von Bildern …) und durch die Archivierung von medialen- und digitalen Trägern (digitale Objekte mit dazugehörigen Metadaten werden auf einem digitalen Träger archiviert und verwaltet). Es ist fundamental wichtig Open Standards zu benutzen und dadurch die Interoperabilität mit anderen Systemen zu vereinfachen und durch andere Dienstleistende (e.g. Europeana) Zugang zu Metadaten zu erlauben.